5S – Fundament Lean Management w Doskonaleniu Miejsca Pracy
5S to metoda organizacji miejsca pracy, wykorzystująca różne techniki celem ustanowienia, utrzymania i doskonalenia miejsca pracy. 5S stanowi fundament dla organizacji miejsca pracy.
Głównym założeniem 5S jest zorganizowanie stanowiska pracy, w taki sposób, aby zapewnić bezpieczną pracę w jego obrębie. 5S ma pomóc w pracy zgodnej z najlepszym ustalonym standardem, a praca ze standardem – zapewni wynik. Choć na pierwszy rzut oka 5S może wydawać się prostą techniką porządkowania, powszechnie stosowaną przez wiele przedsiębiorstw, ma ona głębsze implikacje i odgrywa kluczową rolę w budowaniu kultury ciągłego doskonalenia (kaizen) w organizacjach produkcyjnych, usługowych oraz biurowych, a nawet wykorzystuje się ją w służbie zdrowia i edukacji.
Czym jest 5S?
Nazwa 5S wywodzi się od pierwszych liter pięciu japońskich słów, z których każde zaczyna się na literę S, a każde z nich odpowiada kolejnym krokom procesu:
Seiri (Sortowanie, Selekcja) – Oznacza oddzielenie potrzebnych przedmiotów od niepotrzebnych. Celem tego etapu jest identyfikacja i eliminacja wszystkiego, co nie jest absolutnie konieczne do wykonywania pracy. Przykładem może być usunięcie narzędzi, dokumentów lub materiałów, które nie są regularnie używane. Sortowanie pozwala na usunięcie zbędnych rzeczy z miejsca pracy, co redukuje bałagan i zmniejsza ryzyko błędów. W ramach tego kroku identyfikuje się także przedmioty wykorzystywane często, sporadycznie oraz te, które są po prostu zbędne na stanowisku pracy.
Seiton (Systematyka) – Polega na uporządkowaniu rzeczy w sposób umożliwiający ich łatwe odnalezienie i użycie. Zasada jest prosta: „miejsce dla każdej rzeczy i każda rzecz na swoim miejscu”. Ważne jest, aby wszystko miało swoje stałe, logiczne miejsce, tak aby każdy pracownik mógł w każdej chwili łatwo odnaleźć potrzebny przedmiot. Wprowadzenie wizualnych standardów, takich jak etykiety, kolorowe oznaczenia czy tablice cieni, ułatwia organizację.
Seiso (Sprzątanie) – Oznacza regularne zapewnienie i utrzymywanie czystości w miejscu pracy. Chodzi nie tylko o fizyczne sprzątanie, ale także o identyfikację i eliminację źródeł zanieczyszczeń. Wysprzątane, uporządkowane oraz czyste stanowisko pracy zapewnia bezpieczną pracę, sprzyja poprawie morale pracowników, zwiększa efektywność pracy i zapobiega awariom maszyn wynikającym z brudu czy bałaganu, a nawet pomaga w zapewnieniu wymaganej jakości pracy.
Seiketsu (Standaryzacja) – To krok polegający na wprowadzeniu standardów, które utrwalają efekty pierwszych trzech etapów. W tym celu tworzy się procedury, harmonogramy i odpowiednie wytyczne, które mają na celu utrzymanie nowego, uporządkowanego stanu. Ważne jest, aby te standardy były łatwe do zrozumienia i przestrzegania przez wszystkich pracowników. Funkcjonowanie standardów, ewentualne odchyłki oraz obszary do dalszego doskonalenia sprawdza się przy pomocy, np. regularnego audytowania w ramach ustandaryzowanego formularza.
Shitsuke (Samodyscyplina, Samodoskonalenie) – Ostatni krok odnosi się do budowania kultury organizacyjnej, w której wszyscy pracownicy są odpowiedzialni za przestrzeganie i utrzymywanie ustalonych standardów, ale także za ciągłe doskonalenie, np. poprzez zgłaszanie propozycji usprawnień. Samodyscyplina czy też Samodoskonalenie to klucz do długoterminowego sukcesu metody 5S. Wymaga zaangażowania całego zespołu, regularnych szkoleń i audytów i rozwijania (doskonalenia), które nie ma końca.
Metoda 5S przynosi szereg korzyści, które mają bezpośredni wpływ na wiele elementów codziennego funkcjonowania organizacji. Oto najważniejsze z nich:
• Poprawa bezpieczeństwa: nieporządek, brak właściwego oznaczenia zagrożeń i niewłaściwa organizacja stanowiska generują wiele zagrożeń dla bezpieczeństwa.
• Ergonomia pracy: 5S pomaga zidentyfikować i usunąć nadmiarowe wyposażenie, niepotrzebne narzędzia czy materiały, co prowadzi do maksymalizacji przestrzeni roboczej.
• Zwiększenie efektywności dzięki uporządkowaniu stanowiska pracy – brak marnowania czasu na poszukiwanie narzędzi, materiałów i informacji.
• Poprawa jakości: Poprzez standaryzację procesów i minimalizację możliwości popełnienia błędów, 5S redukuje ryzyko wystąpienia defektów.
• Dopasowanie stanowiska pracy do indywidualnych potrzeb pracownika.
Wyzwania związane z wdrożeniem 5S
Choć 5S jest niezwykle efektywnym narzędziem, jego wdrożenie nie zawsze jest proste. Wiele firm napotyka na pewne bariery, uniemożliwiające pozytywny rezultat wdrożenia. Do głównych przyczyn niepowodzenia można zaliczyć:
• Brak zaangażowania ze strony kierownictwa.
• Nawyki ludzkie.
• Opór przed zmianami.
• Brak komunikacji.
• Brak zasobów.
• Traktowanie 5S jako nakazu sprzątania.
5S to nie tylko metoda organizowania miejsca pracy, ale również filozofia, która wspiera rozwój kultury ciągłego doskonalenia w organizacji. 5S jest jest podstawą dla dalszego doskonalenia organizacji i świadczy o tym, jak dana firma radzi sobie z utrzymanie porządku, organizacją procesów i jak bardzo zdeterminowane jest na drodze to bycia „szczupłym przedsiębiorstwem”. 5S zazwyczaj stanowi jeden z pierwszych kroków leanowej transformacji.