Czym jest Lean Management
Lean Management to przede wszystkim strategia zarządzania organizacją, która umożliwia osiąganie coraz lepszych wyników poprzez nieustanne doskonalenie procesów, eliminowanie marnotrawstwa i ukierunkowane na wartość oczekiwaną przez klientów. Firma działająca zgodnie z zasadami Lean Management skupia się na maksymalizowaniu wartości dla klienta przy minimalizowaniu zużycia zasobów. Osiąga się to dzięki zaangażowaniu wszystkich pracowników i wykorzystaniu ich talentów na wszystkich poziomach organizacji, dzięki czemu firma stale usprawnia swoje funkcjonowanie.
Lean Management to nie tylko strategia, ale też zbiór praktycznych metod i narzędzi. Lean zakłada, że przewaga konkurencyjna powstaje w wyniku spełniania kluczowych potrzeb klienta (generowaniu dla niego wartości), które można sprowadzić do trzech głównych wymagań:
- optymalizacji (redukcji) kosztów,
- osiągnięcia doskonałej jakości,
- zapewnieniu dostępności produktów (usług) na czas oraz skróceniu czasu realizacji zamówień.
Koszty
Efektywność kosztowa w Lean Management polega na redukcji, a najlepiej eliminacji, czynności, które nie dodają wartości z punktu widzenia klienta (czynności takie to marnotrawstwo). Przykładem może być lepsza organizacja pracy operatorów linii montażu, która eliminuje marnotrawstwo, takie jak zbędne chodzenie, czekanie czy nadmiarowe manipulowanie produktem i zbyteczny transport. Usunięcie tych elementów pozwala na oszczędność czasu, który można spożytkować w bardziej produktywny sposób. Dzięki temu te same zasoby (lub zredukowane) umożliwiają wykonanie większej liczby zadań, przy niezmienionym (lub obniżonym) poziomie kosztów.
Eliminacja marnotrawstwa z zasady angażuje pracowników w działania usprawniające, co nie tylko ułatwia im pracę, ale również zwiększa ich motywację i satysfakcję. Z kolei dla firmy, wkład ze strony pracowników stanowi bezcenne źródło wiedzy na temat potencjalnych usprawnień, od osób które proces znają najlepiej. Potencjał tkwiący w redukcji marnotrawstwa jest ogromny, niezależnie od wielkości firmy czy branży, ponieważ wiele zasobów w każdej organizacji jest marnowanych na działania bez wartości dla klienta.
Jakość
Poprawę jakości produktów i procesów osiąga się poprzez zaangażowanie pracowników w ciągły proces rozwiązywania problemów i dążenia do poprawy jakości. Wykorzystanie ich wiedzy, doświadczenia oraz odpowiednich narzędzi i metod Lean Management prowadzi do eliminacji przyczyn źródłowych problemów, co w efekcie poprawia jakość, obniża koszty (mniej zasobów na kontrolę jakości i naprawy oraz mniej wadliwych produktów odrzuconych) oraz skraca czas realizacji zamówień (szybsza możliwość realizacji zamówienia, bez przerw wynikających z zatrzymania linii oraz marnowania czasu na wytwarzanie wadliwych wyrobów).
Czas realizacji
Skracanie czasu realizacji możliwe jest dzięki likwidacji marnotrawstwa i przekształcaniu tradycyjnych struktur organizacyjnych w strumienie wartości (procesy obejmujące cały cykl, od początku do końca, ukierunkowane na maksymalizację wartości i eliminację marnotrawstwa).
Eliminując operacje niedodające wartości oraz eliminując opóźnienia pomiędzy czynnościami dodającymi wartość, możemy znacząco skrócić czas realizacji zamówień. To z kolei przyspiesza reakcję na zapytania i zamówienia klientów, obniża poziomy zapasów i produkcji w toku, poprawia płynność finansową, zwiększa zdolności produkcyjne, poprawia wydajność pracy oraz zwiększa konkurencyjność firmy na rynku.
Korzyści ze stosowania Lean Management
„Firmy stosujące Lean uzyskują niesprawiedliwie dużą przewagę nad konkurencją.” – Art Byrne (Art Byrne: „Jak wdrożyć lean”)
Przestawiając strategię firmy na bycie lean, przedsiębiorstwa, z którymi współpracujemy osiągają imponujące rezultaty, do których można zaliczyć m. in.:
a) w przedsiębiorstwach produkcyjnych:
• odzyskanie powierzchni produkcyjnej: 20%-50%;
• zwiększenie poziomu rotacji zapasów: 15-20 razy / rok;
• redukcja wartości zapasów: 2-5 razy;
• wzrost marży: 10%;
• redukcja lead time – redukcja do 2-3 dni;
• Redukcja lub eliminacja brakowości – max 0.5%;
• wzrost poziomu satysfakcji klienta – 98%;
• zwiększenie produktywności (VA) – 9%.
b) w przedsiębiorstwach usługowych:
• skrócenie czasu realizacji usług – max 1 dzień;
• skrócenie czasu usługi;
• zwiększenie poziomu zadowolenia klienta – 98%;
• Redukcja wskaźnika błędów i poprawek – max 1%;
• optymalizacja wskaźnika wykorzystania zasobów;
• wzrost wartości wskaźnika wartości dodanej;
• poprawa rentowności / redukcja kosztów.
Jak skutecznie wprowadzać zmiany?
Wprowadzanie zmian czy też przeprowadzenie całościowej transformacji to skomplikowany proces, który zawsze napotyka na przeszkody, będące jego naturalnym elementem. Warto jednak w ramach swoich działań pamiętać o kluczowych zasadach, zwiększających szansę na sukces:
- Perspektywa klienta – realizując działania należy być nastawionym na tworzenie wartości dla klienta i przyjmować jego perspektywę.
- Wsparcie i zaangażowanie kierownictwa – „przykład zawsze idzie z góry” – to twierdzenie nabiera jeszcze większego znaczenia w trakcie strategicznego przekształcania organizacji.
- Zgodność, komplementarność i spójność – zmiany muszą wspierać misję, wizję i cele przedsiębiorstwa. Kultura organizacyjna przedsiębiorstwa musi wspierać nową strategię, a wszystkie wymienione elementy muszą wzajemnie uzupełniać się i stanowić spójną całość.
- Ciągłe usprawnianie i doskonalenie procesów – wykorzystując metody i narzędzia należy usprawniać i doskonalić wszelkie procesy. Doskonalenie nie ma końca.
- Rozwój ludzi – należy zmieniać ludzi, ich sposób myślenia i realizacji zadań. Ludzie to największy kapitał przedsiębiorstwa, w który należy inwestować, i który należy szanować. Zasada ta odnosi się także do rozwijania liderów.
Te elementy stanowią fundament trwałych i skutecznych zmian w organizacjach wdrażających Lean Management.