Czym jest Lean Management
Lean Management to przede wszystkim strategia zarządzania organizacją, która umożliwia osiąganie coraz lepszych wyników poprzez nieustanne doskonalenie procesów, eliminowanie marnotrawstwa i ukierunkowane na wartość oczekiwaną przez klientów. Firma działająca zgodnie z zasadami Lean Management skupia się na maksymalizowaniu wartości dla klienta przy minimalizowaniu zużycia zasobów. Osiąga się to dzięki zaangażowaniu wszystkich pracowników i wykorzystaniu ich talentów na wszystkich poziomach organizacji, dzięki czemu firma stale usprawnia swoje funkcjonowanie.
Lean Management to nie tylko strategia, ale też zbiór praktycznych metod i narzędzi. Lean zakłada, że przewaga konkurencyjna powstaje w wyniku zaspokojenia kluczowych potrzeb klienta (generowaniu dla niego wartości), które można sprowadzić do trzech głównych wymagań:
- optymalizacji (redukcji) kosztów,
- osiągnięcia doskonałej jakości,
- zapewnieniu dostępności produktów (usług) na czas oraz skróceniu czasu realizacji zamówień.
Koszty
Efektywność kosztowa w Lean Management polega na redukcji, a najlepiej eliminacji czynności, które nie dodają wartości z punktu widzenia klienta ( marnotrawstwo). Przykładem może być lepsza organizacja pracy operatorów linii montażu, która eliminuje marnotrawstwo, takie jak zbędne chodzenie, czekanie czy nadmiarowe manipulowanie produktem. Usunięcie tych elementów pozwala na oszczędność czasu, który można spożytkować w bardziej produktywny sposób. Dzięki temu te same zasoby (lub zredukowane) umożliwiają wykonanie większej liczby zadań, przy niezmienionym (lub obniżonym) poziomie kosztów.
Eliminacja marnotrawstwa z zasady angażuje pracowników w działania usprawniające, co nie tylko ułatwia pracę, ale również zwiększa motywację i satysfakcję. Dla firmy, wkład ze strony pracowników stanowi bezcenne źródło wiedzy na temat potencjalnych usprawnień, od osób które proces znają najlepiej. Potencjał tkwiący w redukcji marnotrawstwa jest ogromny. Niezależnie od wielkości firmy czy branży, wiele zasobów w każdej organizacji jest marnowanych na działania bez wartości dla klienta.
Jakość
Poprawę jakości produktów i procesów osiąga się poprzez zaangażowanie pracowników w ciągły proces rozwiązywania problemów i dążenia do poprawy jakości. Wykorzystanie ich wiedzy, doświadczenia oraz odpowiednich narzędzi i metod Lean Management prowadzi do eliminacji przyczyn źródłowych problemów. To w efekcie poprawia jakość, obniża koszty (mniej zasobów na kontrolę jakości i naprawy oraz mniej wadliwych produktów odrzuconych) oraz skraca czas realizacji zamówień (szybsza możliwość realizacji zamówienia, bez przerw wynikających z zatrzymania linii oraz marnowania czasu na wytwarzanie wadliwych wyrobów).
Czas realizacji
Skracanie czasu realizacji możliwe jest dzięki likwidacji marnotrawstwa i przekształcaniu tradycyjnych struktur organizacyjnych w strumienie wartości. Strumienie wartości to procesy obejmujące cały cykl, od początku do końca, ukierunkowane na maksymalizację wartości i eliminację marnotrawstwa.
Eliminując operacje niedodające wartości oraz eliminując opóźnienia pomiędzy czynnościami dodającymi wartość, możemy znacząco skrócić czas realizacji zamówień. To z kolei przyspiesza reakcję na zapytania i zamówienia klientów, obniża poziomy zapasów i produkcji w toku, poprawia płynność finansową oraz poprawia ogólną wydajność. W efekcie firma staje się bardziej konkurencyjna na rynku.
Korzyści ze stosowania Lean Management
„Firmy stosujące Lean uzyskują niesprawiedliwie dużą przewagę nad konkurencją.” – Art Byrne (Art Byrne: „Jak wdrożyć lean”)
Przestawiając strategię firmy na bycie lean, przedsiębiorstwa, z którymi współpracujemy osiągają imponujące rezultaty, do których można zaliczyć m. in.:
a) w przedsiębiorstwach produkcyjnych:
• odzyskanie powierzchni produkcyjnej: 20%-50%;
• zwiększenie poziomu rotacji zapasów: 15-20 razy / rok;
• redukcja wartości zapasów: 2-5 razy;
• wzrost marży: 10%;
• skrócenie lead time – redukcja do 2-3 dni;
• redukcja lub eliminacja brakowości – max 0.5%;
• wzrost poziomu satysfakcji klienta – 98%;
• zwiększenie produktywności (VA) – 9%.
b) w przedsiębiorstwach usługowych:
• skrócenie czasu realizacji usług – max 1 dzień;
• redukcja czasu usługi;
• zwiększenie poziomu zadowolenia klienta – 98%;
• redukcja wskaźnika błędów i poprawek – max 1%;
• optymalizacja wskaźnika wykorzystania zasobów;
• wzrost wartości wskaźnika wartości dodanej;
• poprawa rentowności / redukcja kosztów.
Jak skutecznie wprowadzać zmiany?
Wprowadzanie zmian czy też przeprowadzenie całościowej transformacji to skomplikowany proces, który zawsze napotyka na przeszkody, będące jego naturalnym elementem. Warto jednak w ramach swoich działań pamiętać o kluczowych zasadach, zwiększających szansę na sukces:
- Perspektywa klienta – realizując działania należy być nastawionym na tworzenie wartości dla klienta i przyjmować jego perspektywę.
- Wsparcie i zaangażowanie kierownictwa – „przykład zawsze idzie z góry” – to twierdzenie nabiera jeszcze większego znaczenia w trakcie strategicznego przekształcania organizacji.
- Zgodność, komplementarność i spójność – zmiany muszą wspierać misję, wizję i cele przedsiębiorstwa. Kultura organizacyjna przedsiębiorstwa musi wspierać nową strategię, a wszystkie wymienione elementy muszą wzajemnie uzupełniać się i stanowić spójną całość.
- Ciągłe usprawnianie i doskonalenie procesów – wykorzystując metody i narzędzia należy usprawniać i doskonalić wszelkie procesy. Doskonalenie nie ma końca.
- Rozwój ludzi – należy zmieniać ludzi, ich sposób myślenia i realizacji zadań. Ludzie to największy kapitał przedsiębiorstwa, w który należy inwestować, i który należy szanować. Zasada ta odnosi się także do rozwijania liderów.
Te elementy stanowią fundament trwałych i skutecznych zmian w organizacjach wdrażających Lean Management.