Mapowanie Procesów

Klucz do Optymalizacji i Doskonalenia

Mapowanie procesów to fundament skutecznego zarządzania organizacją. Jest to technika wizualnego przedstawienia kolejnych kroków realizacji danego działania – przebiegu procesu w organizacji. Pozwala lepiej zrozumieć przepływ pracy, identyfikować problemy oraz optymalizować działanie organizacji. Mapowanie procesów ułatwia wizualizację przepływu pracy, identyfikację nieefektywności oraz późniejsze usprawnianie działań w duchu filozofii Lean i nie tylko.

W dobie rosnącej konkurencji, cyfryzacji, automatyzacji i rozwoju nowych technologii, firmy które nie analizują i nie optymalizują swoich procesów, narażają się na straty, marnotrawstwo zasobów, niższą jakość usług, a także ryzykują potencjalną utrata klientów i wypadnięciem z rynku.

W tym artykule przyjrzymy się, czym jest mapowanie procesów (czasami potocznie określane jako „wdrażanie procesów”), jakie są jego rodzaje oraz jak wdrożyć je skutecznie w firmie. Zaprezentujemy także najlepsze praktyki i narzędzia, które pomogą zoptymalizować działania, eliminując marnotrawstwo (ang. Waste, jap. Muda) i usprawniając przepływ pracy w firmie i przepływ wartości dla klienta.

Czym jest mapowanie procesów?

Mapowanie procesów to metoda graficznego przedstawienia sekwencji działań, jakie zachodzą w organizacji w ramach istniejących w niej procesów. Warto zaznaczyć, że w każdej organizacji funkcjonuje wiele procesów (nawet jeśli nie są sformalizowane i ustandaryzowane!), które każdego dnia realizowane są przez funkcjonujących w organizacji pracowników. Sam proces to uporządkowany zbiór działań i operacji, które prowadzą do osiągnięcia określonego celu.

Dzięki mapowaniu możliwe jest szczegółowe przeanalizowanie każdego etapu pracy i wychwycenie obszarów do poprawy. Nie są to jednak jedyne korzyści wynikające z takiego podejścia, bo mapowanie umożliwia osiągnięcie wielu celów jednocześnie.

Najważniejsze cele mapowania procesów to:

• Identyfikacja nieefektywności i marnotrawstwa (np. zbędne kroki, nadmierne oczekiwanie, niepotrzebne zasoby).
• Usprawnienie komunikacji między zespołami.
• Poprawa jakości i standaryzacja pracy.
• Ułatwienie wdrażania automatyzacji i cyfryzacji.
• Lepsze zrozumienie procesów przez pracowników i menedżerów.
• Ułatwione wdrażanie nowych pracowników do organizacji.
• Lepsza kontrola nad procesami i ich przebiegiem.

Rodzaje mapowania procesów

Mapowanie procesów można realizować na różne sposoby, w zależności od potrzeb organizacji. Istnieje wiele stosowanych podejść i narzędzi wykorzystywanych w tym celu, a katalog nie jest zamknięty, gdyż niektóre firmy stosują własne, charakterystyczne dla nich podejścia.

Oto najpopularniejsze metody:

1. Mapa procesu (Process Map)

Najprostsza forma mapowania, przedstawiająca kroki procesu w formie schematu blokowego. Jest użyteczna do wizualizacji podstawowego przepływu pracy.

2. Mapa strumienia wartości (Value Stream Mapping – VSM)

Jedno z kluczowych narzędzi Lean. Pozwala na analizę całego strumienia wartości, identyfikację etapów dodających i niedodających wartości oraz skrócenie czasu cyklu. Wykorzystywane przede wszystkim celem eliminacji marnotrawstwa i generowania wartości dla klientów.

3. Mapa SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers)

Używana do wysokopoziomowego spojrzenia na procesy. Pomaga określić kluczowe wejścia i wyjścia oraz relacje z dostawcami i klientami.

4. Swimlane Diagram (diagram torowy)

Przydatny w analizie procesów, które angażują wiele działów lub osób. Przypisuje odpowiedzialność za poszczególne zadania, eliminując niejasności.

5. Business Process Model and Notation (BPMN)

Zaawansowana technika używana w projektowaniu procesów biznesowych, szczególnie w automatyzacji i systemach IT.

6. Diagram przepływu (Flow Chart)

Charakterystyczny dla inżynierskiego podejścia przede wszystkim w branży produkcyjnej. Zawiera podstawowe i kluczowe informacje na temat przebiegu i realizacji procesu wyróżniając najważniejsze jego etapy, urządzenia i procesy realizacji poszczególnych działań oraz inne zasoby kluczowe do osiągnięcia zakładanego rezultatu.

Jak skutecznie mapować procesy?

Aby mapowanie procesów przyniosło realne korzyści, należy podejść do niego metodycznie. Oto kroki, które warto wykonać:

• Identyfikacja procesu

Zanim rozpoczniesz pracę, zidentyfikuj i zdefiniuj dany proces. Najczęściej odbywa się to w oparciu o obserwację i analizę stanu bieżącego – przebiegu pracy w firmie, co jest bodźcem do potrzeby sformalizowania i ustandaryzowania procesu.

• Określenie celu mapowania

Zdefiniuj jaki problem chcesz rozwiązać. Czy celem jest skrócenie czasu realizacji zamówienia? A może eliminacja błędów w procesie produkcyjnym? Jasny cel pozwoli skupić się na kluczowych aspektach oraz dobrać metodę pracy, którą wykorzystasz celem mapowania.

• Identyfikacja kluczowych interesariuszy

Zaangażuj w proces mapowania osoby, które są bezpośrednio związane z realizacją danej pracy. Mogą to być pracownicy operacyjni, menedżerowie oraz eksperci.

• Zebranie danych o procesie

Aby stworzyć rzetelną mapę, potrzebujesz danych na temat przebiegu pracy. Możesz wykorzystać:

• Obserwacje w miejscu pracy (Gemba Walk).
• Wywiady z pracownikami.
• Analizę systemów IT i raportów operacyjnych.
• Niezgodności i zakłócenia związane z brakiem standardowego podejścia.

• Stworzenie opisu procesu i konsultacja.

Choć nie jest to konieczne, na tym etapie warto stworzyć opisową wersję standardu, zawierającą podstawowe informacje, które później posłużą narysowaniu mapy w formie graficznej. Taki opis należy skonsultować z kluczowymi uczestnikami procesu, aby upewnić się, że jest zgodny ze stanem faktcyznym

• Stworzenie mapy stanu obecnego (As-Is) – modelowanie

Na tym etapie rysujesz aktualny przebieg procesu, uwzględniając wszystkie kroki, czas trwania i potencjalne punkty problemowe. Ważne jest, aby mapa odzwierciedlała rzeczywistość, a nie tylko założenia menedżerów. Użyte symbole powinny być ustandaryzowane i zrozumiałe dla wszystkich.

• Weryfikacja i zatwierdzenie

Każda mapa, podobnie jak wcześniej stworzony opis, musi podlegać weryfikacji. Zapewni to brak błędów i pozwoli na faktyczne odzwierciedlenie przebiegu procesu. Zatwierdzone mapy należy opublikować.

• Analiza i identyfikacja marnotrawstwa

Po stworzeniu mapy warto zastosować narzędzia Lean do identyfikacji strat. Można skorzystać z koncepcji 7 (8) rodzajów marnotrawstwa:

• Transport.
• Nadprodukcja.
• Zbędny ruch.
• Oczekiwanie.
• Nadmierne przetwarzanie.
• Zbędne zapasy.
• Wady.
• (8) niewykorzystany talent / potencjał.
• Zaprojektowanie stanu przyszłego (To-Be)

Po zidentyfikowaniu nieefektywności należy zaproponować usprawnienia. Mogą one obejmować:

• Standaryzację pracy.
• Automatyzację wybranych etapów.
• Skrócenie czasu oczekiwania.
• Eliminację zbędnych kroków.
• Zmianę potencjału, np. produkcyjnego.
• Naprawienie powtarzających się problemów.
• Wyeliminowanie wąskiego gardła na danym odcinku.

• Wdrożenie zmian i monitorowanie efektów

Ostatni krok to wdrożenie ulepszonego procesu i jego monitorowanie. Należy regularnie sprawdzać, czy zmiany przynoszą oczekiwane efekty i modyfikować je w razie potrzeby.

Narzędzia wspierające mapowanie procesów

Istnieje wiele narzędzi, które ułatwiają tworzenie i analizowanie map procesów. Oczywiście mapowanie może odbywać się sposób tradycyjny z wykorzystaniem kartki papieru i ołówka lub ściany w salce konferencyjnej i samoprzylepnych karteczek. Istnieją także narzędzia cyfrowe, które mogą przysłużyć się efektywności w tworzeniu map. Oto niektóre z nich:

• Microsoft Excel – najpopularniejsze i najpowszechniej używane narzędzie, które dzięki wykorzystaniu Kształtów pozwala tworzyć proste mapy.
• Microsoft Visio – popularne oprogramowanie do tworzenia schematów procesów.
• Lucidchart – narzędzie online do współpracy nad mapami procesów.
• Draw.io – narzędzie online do tworzenia map i schematów.
• Miro – interaktywna tablica do pracy zespołowej.
• Bizagi Modeler – dedykowane oprogramowanie do modelowania procesów biznesowych.
• Lean Value Stream Mapping Tools – specjalistyczne narzędzia do mapowania strumienia wartości.

Najczęstsze błędy przy mapowaniu procesów

Mapowanie procesów może przynieść wiele korzyści, ale tylko wtedy, gdy jest przeprowadzane prawidłowo. Oto najczęstsze błędy, których warto unikać:

1. Pomijanie rzeczywistych danych – opieranie mapy na założeniach zamiast na realnych obserwacjach
2. Zbyt skomplikowane diagramy – mapa powinna być czytelna dla wszystkich uczestników procesu
3. Brak zaangażowania zespołu – zmiany muszą być akceptowane przez pracowników, którzy na co dzień realizują dany proces
4. Ignorowanie perspektywy klienta – proces powinien koncentrować się na dostarczaniu wartości
5. Brak regularnej aktualizacji mapy – procesy ewoluują, dlatego konieczne jest ich systematyczne przeglądanie

Podsumowanie

Mapowanie procesów to potężne narzędzie, które pomaga organizacjom identyfikować marnotrawstwo, zwiększać efektywność i poprawiać jakość usług. Kluczem do sukcesu jest podejście systematyczne, angażowanie zespołu oraz wykorzystywanie nowoczesnych narzędzi. Firmy, które regularnie analizują i optymalizują swoje procesy, zyskują przewagę konkurencyjną i lepiej odpowiadają na potrzeby klientów.

Jeśli chcesz wprowadzić mapowanie procesów w swojej organizacji, zacznij od małych kroków – wybierz jeden proces, przeanalizuj go, wprowadź usprawnienia i obserwuj efekty. Pamiętaj, że optymalizacja to nie jednorazowy projekt, lecz ciągły proces doskonalenia.